Het verhuizen van uw archief

Archief verhuizen is precisiewerk. Naast het overbrengen naar een nieuwe locatie moet er worden ingepakt, gecodeerd en uitgepakt. Archiefstellingen moeten worden gede- en monteerd worden. Eventueel moet te veel aan archief wegens ruimte besparing elders worden opgeslagen. Het is ten zeerste aanbevolen om altijd een gespecialiseerde onderneming in te schakelen voor je archiefverhuizing.

Zorg voor een goede voorbereiding en neem vooraf met een projectbegeleider van de onderneming van je keuze alles door om vervolgens het draaiboek samen te stellen. Enkele speerpunten uit het draaiboek zijn:

Draaiboek bij het verhuizen van archief

• Het inspecteren van het te verhuizen archief

• Het vaststellen van de verantwoordelijkheden

• Het vaststellen van een tijdspad (om te voorkomen dat aan de vooravondvan de verhuizing toch nog zaken overhaast moeten worden afgerond)

• Schonen van het archief (op grond van een vastgestelde vernietigings- of selectielijst)

• De behandeling van vertrouwelijke stukken

• De vernietiging van archief (certificaat als bewijs van vernietiging)

• Kwetsbare objecten of stukken en de speciale verpakking hiervoor

• Codering van alle stukken

• Controle bij vertrek van alle bestanden

• Controle bij aankomst van bestanden

• Eventueel de archieven digitaal opslaan

• En natuurlijk het in- en uitpakken en eventuele de-montage