|
1. De
nieuwe locatie
- basisoverwegingen
Bij de keuze van een nieuwe locatie is het belangrijk
dat de beslissingsbevoegden de volgende
basisoverwegingen ter discussie stellen.
Personeelsaanbod
Voldoet het personeelsaanbod op de nieuwe locatie aan de
vereisten van uw bedrijf?
Is een bepaald trainingsniveau vereist?
Nabijheid van uw zakenrelaties
Welke invloed heeft de verhuizing op uw klanten, uw
concurrentie en uw leveranciers?
Hoe ligt de nieuwe locatie ten opzichte van uw
afzetgebied?
Bevindt uw concurrentie zich in de nabijheid en heeft
dit een nadelige of juist positieve invloed op uw zaken?
Bent u goed bereikbaar voor uw leverancier?
Overwegingen ten aanzien van de werknemer
Zijn er voorzieningen in de buurt van de nieuwe locatie
zoals parkeergelegenheid, restaurants, kinderopvang,
EHBO, banken, supermarkten, tankstations, warenhuizen en
stomerijen?
Hoe zullen uw huidige werknemers reageren op de nieuwe
werkomgeving?
Zal de nieuwe werkomgeving door uw werknemers worden
gewaardeerd of zullen zij hier juist negatief door
worden beïnvloed?
Uitstraling en ligging
Past de nieuwe locatie bij uw bedrijfsidentiteit en de 'corporate
image' die het wil uitstralen?
Hoe is de bereikbaarheid via snelwegen en openbaar
vervoer?
Is een luchthaven in de buurt gewenst?
Bevinden er zich hotels in de nabijheid voor klanten,
zakenrelaties en leveranciers?
Kostenaspecten
Zowel bij het bouwen van een nieuw kantoor als bij het
huren van een bestaand gebouw is het van belang dat u de
verschillende kostenaspecten onderzoekt. Deze omvatten:
-
huisvestingskosten: maandelijkse huur en in de huur
verrekende investeringen;
-
investeringskosten: ruimteverbetering, nieuwbouw,
adviseurkosten, kantoormeubilair en apparatuur;
-
bedrijfskosten: parkeerplaatsen, catering, telefoon,
voorzieningen;
-
belastingen: gemeentelijke belastingen, onroerend goed
belasting.
Verhuurders zijn vaak bereid om speciale aanbiedingen te
doen om een kantoor aantrekkelijker te maken. Ze kunnen
bijvoorbeeld een huurvrije periode aanbieden of een
bijdrage leveren aan de investeringskosten. Ook het
vestigen binnen zogenaamde kantoorlocaties kan
financieel aantrekkelijk zijn. Het is echter van belang
om dit soort aanbiedingen grondig te bestuderen.
2. Het huisvestingsteam
Op
basis van de bovenstaande overwegingen kan er worden
begonnen met het feitelijk zoeken naar locaties.
Ondertussen wordt het huisvestingteam opgesteld. In deze
werkgroep zijn de taken en verantwoordelijkheden van de
betrokkenen vastgelegd.
Veel bedrijven stellen hiervoor een matrix op die door
de directie goedgekeurd dient te worden.
Gedurende deze fase is het ook belangrijk dat er een
reglement wordt opgesteld waarin wordt omschreven wat de
bevoegdheden zijn van alle betrokkenen.
In de meeste organisaties kan men het huisvestingsteam
in twee hoofdgroepen onderscheiden: de projectgroep en
de stuurgroep.
De Projectgroep
Dit team is samengesteld uit projectmanagers van
verschillende afdelingen waaronder vanzelfsprekend de
afdeling facility management (interne zaken)
vertegenwoordigd is. Andere vertegenwoordigers kunnen
zijn: financiële zaken (ter controle van de budgetten en
ten behoeve van periodieke betalingen) en P&O (ter
vertaling en planning van de wensen van de werknemers).
Veel bedrijven sluiten contracten af met diverse externe
adviseurs die gespecialiseerd in vastgoed,
ruimteplanning, architectuur, interieurontwerp,
techniek, wetgeving en bouwen. Maar het komt ook voor
dat de verhuurder of eigenaar van het gebouw een
projectontwikkelaar en/of architect aanstelt om uw
kantoorinrichting te beoordelen.
Taken van de projectgroep zijn: het duidelijk vastleggen
van de bedrijfspolicy, het vergaren van informatie, het
opstellen van offertes, het vergelijken van offertes,
het onderhandelen over voorwaarden en contracten en het
(laten) accorderen van uitvoeringscontracten.
De stuurgroep
Dit team wordt meestal vertegenwoordigd door de algemeen
directeur, de financieel directeur en de bedrijfsjurist.
De verantwoordelijkheid om essentiële zaken in het
herhuisvestingproces te beslissen ligt meestal op
directieniveau.
Het gaat hierbij vaak om kritieke beslissingen zoals de
goedkeuring van de geografische ligging en
kantoorlocatie, ontwerpprincipes, planningen, budgetten,
uitbesteding van opdrachten en ondertekenen van
contracten.
3. Het nieuwe kantoor
Na
het vaststellen van het huisvestingteam worden de
vereisten voor het nieuwe kantoor geformuleerd. De
stuurgroep dient integraal betrokken te worden bij dit
proces om missers te voorkomen. Wanneer een
projectmanager bijvoorbeeld niet op de hoogte is van
bedrijfsstrategische plannen kan het traject een
verkeerde wending krijgen. Verhuizing, groei en
uitbreiding zijn zowel kostbaar als tijdrovend. Daarom
is het verstandig om genoeg ruimte te huren of te
reserveren voor de komende 5 tot 10 jaren na de
verhuizing. Door nu al een groei- of krimpstrategie te
bepalen bespaart u later zowel tijd als geld.
1. Bepaal wie en wat er gaat verhuizen.
Vraag de afdelingshoofden om een opgave te doen van de
totale ruimtebehoefte voor het personeel en de
apparatuur. Deze opgave dient te worden gebaseerd op de
vermoedelijke ruimtebehoefte voor minimaal 5 jaar.
2. Anticipeer op de ruimtebehoefte.
Om de nodige vierkante meters voor het nieuwe kantoor te
kunnen berekenen, moet een inventarisatie worden gemaakt
van het aantal personen in uw huidige kantoor.
Bepaal daarna het bruto verhuurbaar oppervlak (BVO)
waarover uw bedrijf op dit beschikt.
Deel tenslotte de 'BVO' door het aantal personen. Het
resultaat is het huidige, gemiddelde ruimtegebruik per
persoon. Het gemiddelde ruimtegebruik per persoon
verschilt per bedrijfssoort: 8,5 - 32,5 vierkante
meters. De meeste bedrijven hebben een gemiddelde tussen
18 en 23 vierkante meters per persoon. Uiteraard wordt
uw ruimtebehoefte bepaald door de aard van uw bedrijf.
Als u twijfels heeft over uw berekende gemiddelde kunt u
overwegen om eerdergenoemde gemiddelden te hanteren bij
het bepalen van de ruimtebehoefte voor uw nieuwe
kantoor.
3. Definieer het type en de aard van het nieuwe kantoor.
De beste methode hiervoor is het opstellen van een
'kantoorvereisten'- checklist en deze vervolgens te
gebruiken bij het vergelijken van de verschillende
locaties. Dit document dient in ieder geval het volgende
te omvatten:
-
de locaties die het meest tegemoet komen aan uw
bedrijfsdoelstellingen;
-
een schatting van de vereiste ruimtebehoefte;
-
een fysieke beschrijving van de ruimtebehoefte en
-voorkeuren, zoals grote ruimten, speciale stroom
voorzieningen, 24-uurs toegankelijkheid, beveiliging;
-
een streefdatum voor de feitelijke verhuizing;
4. Budget bepaling en planning
Bij
de beoordeling van het nieuwe kantoor dient het
indicatieve budget en de opzet van een voorlopige
planning te worden betrokken.
Het indicatieve budget wordt onderverdeeld in jaarlijks
terugkerende huisvestingskosten en totale
investeringskosten voor de herhuisvesting.
Jaarlijks terugkerende huisvestingskosten Dit budget is
een raming van de jaarlijkse huisvestingskosten over de
gehele huurperiode. Het bestaat uit:
-
De basishuur inclusief gebruik van liften,
parkeerplaatsen, indirecte kosten zoals verzekering,
voorzieningen, belastingen.
-
Voorzieningen die direct door de huurder worden betaald.
-
Onderhoud van diverse faciliteiten, zoals schoonmaak,
vuilafvoer, schilderwerk, vervanging van vloerbedekking.
-
Afschrijving van de gekapitaliseerde kosten en uitgaven
ontstaan door de verhuizing, zoals ruimteverbetering,
kantoormeubilair en apparatuuruitbreiding.
-
Totale investeringskosten voor herhuisvesting
-
Dit budget omvat alle kosten die nodig zijn om de nieuwe
ruimte te verkrijgen (te bouwen/te verbeteren) en te
betrekken. Hierin zijn 4 hoofdcategorieën te
onderscheiden:
-
Investeringskosten voor ruimteverbetering, nieuw
kantoormeubilair, andere inrichtingszaken,
(computer-)apparatuur en speciale installaties zoals
beveiliging- en telefoonsystemen.
-
Honoraria voor adviseurs, juristen, architecten,
ontwerpers, ingenieurs, projectmanagers, communicatie-
en automatiseringsdeskundigen, catering.
-
Overige directe kosten zoals transport, maaltijden,
recepties, inboedel- en aansprakelijkheidsverzekeringen,
telefoon, computer, fotografie, video,
verpakkingsmaterialen en speciale beveiligingsvereisten.
-
Indirecte kosten en uitgaven voor tijdelijk personeel,
juridische en boekhoudkundige functies,
improductiviteit, personeelsoverplaatsing, training,
vervanging van kantoorbenodigdheden en voorraad.
In
het stadium van voorlopige planning is de planning nog
vrij schematisch. Deze voorlopige planning dient in een
oogopslag het kritieke pad te tonen. Tijdens het verdere
verloop van het project wordt de planning steeds verder
uitgewerkt en gedetailleerd. De voorlopige planning
dient het volgende te omvatten:
-
selectie van de nieuwe locatie en faciliteiten
-
het verzamelen van informatie en het maken van
onderzoeksanalyses om de personeelsbehoefte en
afdelingsbehoeften vast te stellen
-
verwerving- of huuronderhandelingen
-
het ontwerpen van werkplekken, plattegronden enz.
-
het maken van bouw-/verbouwingsbestekken
-
bouw-/verbouwingsactiviteiten
-
aanschaf of huur van kantoorinrichting en apparatuur
-
de coördinatie van de feitelijke verhuizing
5. Geschikte kantoorruimten
Als
de huisvestingsactiviteiten tot nu toe soepel zijn
verlopen, dan is er in dit stadium een geschikt
locatiegebied geselecteerd; een schatting gemaakt van de
vereiste bruikbare vierkante meters (bvm) en het
indicatieve budget vastgesteld voor zowel de
huisvesting- als investeringskosten.
De volgende stap is het vergelijken van beschikbare
kantoorruimten. Hierbij is het van belang om rekening te
houden met de volgende twee zaken.
1. Vergelijking van het netto vloeroppervlak van de
diverse kantoorruimten
Tot zover is er door uw bedrijf alleen gekeken naar de
vereiste bruto vierkante meters en niet naar de netto
vierkante meters. Wanneer de kosten tussen kantoren
worden vergeleken zult u het belang zien van dit
onderscheid.
Het verschil tussen bruto en netto vierkante meters
wordt hoofdzakelijk bepaald door de volgende factoren:
De
algemene ruimten die door alle huurders worden gebruikt
zoals lift, entreehal, algemene ruimten voor elektra of
telefonie, restaurant.
De verhuurder kan dit toevoegen aan de verhuurbare
vierkante meters maar deze zijn voor de huurder niet
direct bruikbaar voor het uitvoeren van de eigen
werkzaamheden.
Dat
deel van de verhuurbare ruimte (exclusief
gemeenschappelijke ruimten en door de verhuurder
berekende additionele ruimten volgens NEN 2580) die door
de huurder niet efficiënt tot bruikbare vierkante meters
kan worden benut.
2. Vergelijking van huurprijskosten
Na het vergelijken van de bruikbare en verhuurbare
vierkante meters kunt u verder gaan met de volgende
vergelijking: de huurprijskosten.
Het is heel belangrijk dat u al uw huurprijskosten
vertaalt naar de netto bruikbare vierkante meters. In
onderstaand voorbeeld heeft verhuurder B weliswaar een
hogere huurprijs maar ook een beter rendement wat
uiteindelijk resulteert in een lager werkelijke
huurprijsniveau (HPN). Het rendement wordt bepaald door
het verschil tussen de bruto verhuurbare en netto
bruikbare vierkante meters (BVO-NVO). Deze is voor elk
gebouw anders en varieert tussen de 10 en 18 procent.
het
bruto verhuurbare oppervlakte : het netto vloeroppervlak
= rendement (huurprijs per vierkante meters) x rendement
= [HPN nivo]
Voorbeeld 1:
Verhuurder A biedt een ruimte aan voor € 250 per m2.
- u heeft nodig 2000 m2 (bruikbaar)
- u moet huren 2280 m2 (verhuurbaar) 2280/2000 = 1.14
(rendement) € 250,- x 1.14 = € 285 [HPN nivo]
Voorbeeld 2:
Verhuurder
B biedt een ruimte aan voor € 255 per m2.
- u heeft nodig 2000 m2 (bruikbaar)
- u moet huren 2200 m2 (verhuurbaar) 2200/2000 = 1.10
(rendement) € 255,- x 1.10 = € 280,50 [HPN nivo].
6. De interne organisatie
Terwijl uw bedrijf bezig is met de evaluatie van de
verschillende kantoorruimten dient het volgende
belangrijke planningspunt te worden opgestart: een
laatste, grondige beschouwing en evaluatie van de eisen
ten aanzien van het personeel en de afdelingen.
Werkplekonderzoek en -evaluatie
Dit is een kritiek onderdeel van de planning aangezien
het moet leiden tot het vaststellen van de definitieve
ruimtebehoefte. Bedrijven maken hiervoor meestal gebruik
van de ervaring van interieurontwerpers om zeker te zijn
dat alle planningdetails worden meegenomen.
Een van de eerste stappen is het maken van vragenlijsten
voor al het personeel en stafleden binnen de
organisatie. Hiermee krijgt u informatie over de
verschillende functionarissen en hun onderlinge
verhoudingen.
De
vragenlijst dient in eerste instantie gegevens op te
leveren over de huidige personele bezetting. Vervolgens
dient er een prognose te worden gemaakt voor het totaal
aantal werknemers over 3 tot 5 jaar na de verhuizing.
Naast de evaluatie van de personele bezetting geeft de
vragenlijst ook een beeld van de onderlinge relaties
tussen de diverse afdelingen. Zo kan de fysieke relatie
bepaald worden
die nodig is tussen afdelingen onderling en tussen
afdelingen en algemene ruimten.
De projectie van het aantal werknemers moet worden
opgesplitst in individuen of in afdelingen. Denk eraan
dat alle projecties door de stuurgroep dienen te worden
bekeken en goedgekeurd. Grote bijstellingen kunnen
alleen nu worden gemaakt; veranderingen halverwege het
traject zouden de ruimtebepaling, planningen en kosten
nadelig kunnen beïnvloeden.
Het bepalen van de definitieve ruimtebehoefte
In dit stadium heeft u een aanname gedaan voor het
aantal werknemers over 3 tot 5 jaar na de verhuisdatum.
Tevens heeft het onderzoek geleid tot een evaluatie van
de verschillende functionarissen, de relaties tussen
afdelingen onderling en de relatie tussen algemene
ruimten en afdelingen. Deze informatie wordt door uw
ontwerper gebruikt om het exacte aantal benodigde
vierkante meters te bepalen. Het gaat hierbij om 3
stappen:
1. Berekening op afdelingsniveau:
Bereken eerst het totaal aantal benodigde vierkante
meters voor alle werkplekken. Voeg hieraan vervolgens
het aantal vierkante meters toe voor apparatuur (copiers
e.d.) en inrichtingszaken zoals archiefkasten, berging.
2. Berekeningen van de algemene ruimten:
Bereken het totaal aantal benodigde vierkante meters
voor alle algemene ruimten zoals entreegebied, receptie,
vergaderkamers, opleiding- en seminarruimten,
computerruimte, EHBO-ruimte, kantine.
3. Berekening van de verkeersruimten:
Tenslotte moet bij het totaal van de twee vorige
berekeningen een bepaalde factor voor verkeersruimte
worden opgeteld (loopruimte tussen werkplekken en tussen
afdelingen). Deze factor ligt meestal tussen 25 en 40
procent van de som van de twee voorgaande berekeningen.
Het
totaal van bovenstaande berekeningen vertegenwoordigt
het aantal benodigde (of te plannen) vierkante meters
voor uw bedrijf. U heeft nu het volgende belangrijke
stadium in het project bereikt, namelijk het overgaan
tot de huuronderhandelingen.
7. Koop of huur
Voordat de definitieve huuronderhandelingen kunnen
starten dienen de uitgangspunten van het project
nogmaals getoetst te worden om er zeker van te zijn dat
deze nog steeds overeenkomen met de originele
doelstellingen.
Kantoor: Voldoet het kantoor aan de "corporate
image" en aan de locatie-eisen? Zijn de grootte en de
onderverdeling van het gebouw geschikt voor uw
werkzaamheden? Zijn er mogelijkheden voor groei- of
inkrimping?
Planningen: Zijn deze haalbaar en komen deze overeen
met uw doelstellingen?
Budgetten: Zijn deze realistisch en binnen de
gestelde limieten?
Deze fase is kritiek omdat de definitieve
huuronderhandelingen bepalend zijn voor de gehele
planning. Zaken zoals ruimteplanning, ontwerp,
(ver)bouw(ing), kantoorinrichting en
apparatuurbenodigdheden dienen uiteraard nog verder te
worden uitgewerkt. Aangezien de definitieve
ruimtebehoefte is bepaald kan uw bedrijf overgaan tot
het selecteren van de locatie die voldoet aan uw eisen.
Daarbij is het belangrijk te weten dat de eigenaar of
verhuurder van een pand in de eerste huurbesprekingen
eerder geneigd zal zijn tot onderhandeling of concessies
dan tijdens de afrondingsfase.
Voor uw onderhandelingspositie is het raadzaam dat een
aantal personen in uw onderhandelingsteam deskundig zijn
op het gebied van wetten, huurovereenkomsten,
ruimteverbetering en inbouwvergoeding, ontwerp,
bouwkosten en -planning. Bovendien dient iedereen op de
hoogte te zijn van de aard, grootte en type van de
verbeteringen welke uw bedrijf verlangt. Welk
systematisch en met een vooraf opgestelde lijst met
aandachtspuntenen vragen. Registreer elk
onderhandelingspunt als wel óf niet overeengekomen en de
(economische) waarde. Laat u nooit verleiden tot
overhaaste beslissingen met het doel om andere punten te
kunnen winnen.
Onderhandelingspunten
Tijdens de onderhandelingsfase bedient men zich van een
bepaalde terminologie. Het is belangrijk om hierbij even
stil te staan. Elk onderwerp op zich is zeer complex,
hetgeen nogmaals het belang benadrukt van een deskundig
onderhandelingsteam.
Het standaard huurniveau van de ruimte:
Hiermee wordt de basisuitrusting (=inrichting) van de
ruimte bedoelt zoals deze door de verhuurder wordt
aangeboden voordat met ruimteverbeteringen (inbouw) voor
de huurder wordt gestart.
De door de verhuurder aangeboden basisuitrusting:
Dit zijn verbeteringen aan de ruimte waarmee de
verhuurder akkoord gaat en die opgenomen zijn in de
basis huur. Dit inbouwpakket is omschreven door de
verhuurder en omvat zaken zoals vloerbedekking,
verlichting, wandafwerking, plafondafwerking, deuren en
scheidingswanden. Deze zaken kunnen het best in de
voorlopige huurovereenkomst worden besproken.
Gezamenlijke goedkeuringen (joint approvals):
Onafhankelijke adviseurs of personen die zowel uw
bedrijf als de verhuurder vertegenwoordigen om facturen
van de aannemer te kunnen beoordelen.
Meerwerk opdrachten:
Dit zijn opdrachten tot inbouw die leiden tot extra
werk/kosten naast de aangeboden basisuitrusting.
Het is verstandig dat uw bedrijf een procedure opstelt
voor het goedkeuren van meerwerkopdrachten en -kosten
omdat de uitvoerder veronderstelt dat u betaalt voor
extra werk.
Procesverbaal van oplevering:
Dit is een lijst met punten van alle bouwkundige zaken
die niet zijn uitgevoerd conform de opgegeven
specificaties, plattegronden, afspraken etc. De
betrokken aannemer moet ervoor zorgen dat deze punten
alsnog worden hersteld.
Courtage:
Verhuurders berekenen normaal gesproken
administratiekosten voor het bemiddelen tussen planners,
ingenieurs, aannemers, leveranciers en reguliere
instellingen. Dit punt is onderhandelbaar.
Ingangsdatum van de huur:
Dit is de dag dat u met de betaling van de huur
aanvangt. De verhuurder kan niet eerder betaling vragen
voordat u de ruimte legaal in gebruik kunt nemen en de
ruimte voldoet aan de specificaties in het huurcontract.
Probeer een realistische ingangsdatum te kiezen want
eenmaal vastgelegd zijn er weinig mogelijkheden om dit
nog te veranderen.
Ingebruikname verklaring:
Deze verklaring dient aangevraagd te worden bij de
gemeente voordat de huurder het gebouw voor de
toegewezen functie in gebruik neemt.
Gereedmelding:
Met deze contractuele term wordt bedoeld dat het werk
volgens de aannemer gereed is en kan worden opgeleverd.
8. De werkplekken
Voordat u start met het tekenen van afdelingen en
algemene ruimten dient uw ontwerpteam een aantal
ontwerp- en lay-outprincipes vast te leggen voor de
individuele werkplekken. In dit stadium van het
ontwerpproces zijn de ontwerpprincipes nog vrij globaal.
De voorstellen van uw ontwerper betreffende
materiaalgebruik, kleurenschema's, vloerbedekking,
behandeling van glasopeningen en plafonds, verlichting
en akoestiek moeten door uw bedrijf worden geëvalueerd.
Daarnaast dient het ontwerp een indruk te geven van de
verkeersgebieden en het uitzicht van de
verblijfsgebieden op de buitenramen.
Naast de algemene ontwerpoverwegingen zijn voor de
individuele werkplekken nog drie punten van belang:
Werkplekclassificatie
Definieer de verschillende typen werkplekken of
kantoorvertrekken die bij een bepaalde functie horen.
Meestal wordt hiervoor een algemene lijn gevolgd.
Hiervan moet echter vaak worden afgeweken om te kunnen
voldoen aan bijzondere werkcondities of - functies.
Werkplekconfiguratie
Terwijl u de geschikte typen werkplekken voor elke
functie bepaalt, moet u proberen om het aantal
werkplekvarianten zo veel mogelijk te beperken.
Dit geldt voor zowel vrijstaande werkplekken,
systeemmeubilair werkplekken, als ook voor een
combinatie van deze twee. Hiermee bereikt u een maximale
flexibiliteit bij eventuele veranderingen van de
werkplekken in de toekomst.
Meubilairspecificatie
Binnen elke werkplekclassificatie en bijbehorende type
werkplek kunnen u en uw ontwerpteam nu bepalen welk type
kantoormeubilair uiteindelijk wordt gespecificeerd -
vrijstaande werkplekken, systeemwerkplekken of een
combinatie. Wanneer u de verschillende leveranciers en
hun dealernetwerk evalueert, dient u naast (uiteraard)
de factorprijs ook de volgende punten in beschouwing te
nemen:
Product kwaliteit: Zijn de producten degelijk
gefabriceerd? Wat is de levensduur? Beantwoorden ze aan
de huidige kantoortechnologie? Zijn de producten
makkelijk demontabel en anders samen te stellen?
Ontwerp relevantie: Worden door de leverancier
producten aangeboden die relevant zijn voor de bedoelde
functie? Wordt er in de huidige producten rekening
gehouden met toekomstige eisen/behoeften? Passen de
producten bij uw "corporate image"?
Ergonomie en ARBO: Voldoen de producten aan alle
ergonomische vereisten en ARBO richtlijnen? De gebruiker
moet in staat kunnen zijn om het meubilair af te stellen
naar persoonlijke voorkeuren en functie.
Service: Wordt u door de leverancier ondersteund bij
uw dagelijkse zorg voor de afstelling van het product?
Selecteer een leverancier met hoogwaardige producten,
kwaliteitsgarantie, betrouwbare levering, goede service
en een grote betrokkenheid bij uw bedrijf.
9. De nieuwe locatie
Wanneer de huuronderhandelingen zijn afgerond kunnen de
eerste ontwerpschetsen worden gemaakt. Het gaat hierbij
om het groeperen van afdelingen, algemene ruimten en
openbare ruimten. In samenwerking met architecten,
interieurontwerpers en facility planners wordt elke
verdieping ingedeeld volgens de eerder geformuleerde
uitgangspunten.
Plattegronden
Voordat er nauwkeurige plattegronden van de gehuurde
ruimte kunnen worden getekend, dient elke verdieping van
het nieuwe kantoor eerst zorgvuldig te worden opgemeten.
Op deze bouwkundige plattegronden worden alle
niet-indeelbare gebieden gearceerd zoals de technische
ruimten, trappen, liften, enz. Uiteindelijk houdt u de
indeelbare gebieden over.
Relatieschema's
De volgende stap is het vertalen van de eerder gemaakte
studie van de relaties tussen afdelingen, naar het
werkelijke vloergebied. Een veel gebruikte methode
hiervoor is het maken van een matrix waarin de relaties
tussen alle afdelingen zijn aangegeven. Zo'n matrix
toont in de linker kolom alle afdelingen en andere
belangrijke ruimten.
Deze afdelingen en ruimten staan in dezelfde rangorde
ook op de bovenste rij.
Nadat onderlinge relaties zijn geclassificeerd als zeer
belangrijk (Z), belangrijk (B) en gewenst (G) en in het
linker gedeelte van de matrix zijn ingevuld, kan de
matrix worden geoptimaliseerd. Door het naar elkaar toe
werken van afdelingen die een sterke relatie met elkaar
hebben ontstaan er afdelingsgroepen.
Vlekkenplan
Nadat een relatieschema is opgesteld kan een vlekkenplan
worden samengesteld.
Afdelingen worden op de plattegronden weergegeven als
grote vlekken en overeenkomstig het resultaat van het
relatieschema bij elkaar geplaatst. Uiteindelijk zullen
de vlekken resulteren in werkplekken, gangzones en
vertrekken. Deze werkwijze leidt tot een
kantoorinrichting waarmee u een eventuele groei kunt
realiseren.
Zo kunnen bijvoorbeeld kleine afdelingen die nauwelijks
een relatie hebben met andere afdelingen, worden
gesitueerd op een plek waar ze makkelijk kunnen worden
verplaatst zodat ruimte vrij komt voor expanderende
afdelingen. Wanneer u meer verdiepingen tot uw
beschikking heeft, wordt het vlekkenplan aangevuld met
gestapelde vlekkenplannen. Hierin komen de verticale
relaties tot uiting.
Afdelingen met een sterke onderlinge relatie dienen
zoveel mogelijk op één verdieping te worden gesitueerd
om loopafstanden zo kort mogelijk te houden. Dit geldt
eveneens voor afdelingen waar een hoog beveilingsniveau
vereist is.
10. Definitief ontwerp
De
uiteindelijke plattegronden zijn het resultaat van de
vlekkenplannen. Door middel van het ontwerpen van
kantoorvertrekken en werkplekken wordt het vlekkenplan
verfijnd en uiteindelijk bouwkundig vormgegeven. Na
voltooiing van de plattegronden zijn er nog 4 stappen
voordat de realisatie kan beginnen.
Toetsing en goedkeuring door de directie
De indelingsvoorstellen moeten ter goedkeuring aan uw
directie worden voorgelegd.
De directie moet weten dat dit de laatste mogelijkheid
is om veranderingen door te voeren zonder extra kosten
en vertraging te veroorzaken.
Definitieve plattegronden
Nadat de plattegronden door de directie zijn bekeken,
eventueel aangepast en goedgekeurd, kan worden
overgegaan tot de details van het ontwerp en de
planning. De werkplek- en ruimtestudies komen nu van pas
om de goedgekeurde plannen verder uit te werken.
Bouwbestek
In deze fase worden de definitieve plannen ontwikkeld
tot het bouwbestek.
Hierin staan de bouwkundige en installatietechnische
zaken gespecificeerd zoals bouwkundige wanden,
systeemwanden, bekabeling, data- en
computeraansluitpunten voor werkplekken,
plafondindelingen, verlichting, mechanische ventilatie,
sprinklerinstallaties.
Afwerkstaten beschrijven onder andere het type wand,
plafond, vloerafwerking, deurbeslag.
Interieurplattegronden
Nadat de indelingsplattegronden gereed zijn, worden de
interieurplattegronden gemaakt waarop elk onderdeel van
de werkplekken is aangegeven. Op deze plattegronden zijn
alle inrichtingszaken (zowel nieuw als bestaand) exact
aangegeven. Uw ontwerper dient lijsten op te stellen
waarop precies staat aangegeven welk meubilair nieuw
moet worden aangeschaft en hoe, waar en
wanneer dit moet worden geleverd.
Wanneer het project de aanbestedingsfase ingaat, dienen
uw offertespecificaties in ieder geval de volgende
punten te omvatten:
-
eventuele accepteerbare alternatieven,
-
algemene en speciale voorwaarden,
-
prijsinformatie gespecificeerd per onderdeel (open
begroting),
-
gehanteerde betalingstermijnen,
-
uiterste datum van offerte uitgifte.
11. De (ver)bouw(ing)
Terwijl het meubilair in bestelling is, moet de
voortgang van de (in)bouwactiviteiten ter plaatse
nauwlettend worden gevolgd. De kwaliteit van het werk
dient continu te worden geïnspecteerd en getoetst aan
het bouwbestek.Er zijn twee processen die leiden tot een
goede (ver)bouw(ing):
Controle op de bouwplaats
Wanneer onvolkomenheden of problemen op het werk worden
geconstateerd dienen deze op de juiste wijze te worden
afgehandeld. Instructies of klachten mogen nooit
rechtstreeks aan de uitvoerende personen worden gegeven,
maar altijd aan de hoofduitvoerder of projectleider.
Het is verstandig om vooraf vast te leggen wat de
verantwoordelijkheden zijn van de hoofdaannemer en
onderaannemers en wie de beslissingsbevoegde personen
zijn.
De laatste inspectie
Voordat de ruimte definitief wordt geaccepteerd, dient
er door u en uw bouwadviseur een zeer grondige inspectie
te worden uitgevoerd. Bij deze inspectie zijn zowel de
verhuurder en de verantwoordelijke aannemers aanwezig.
Tijdens deze inspectie wordt er een opleveringsrapport
samengesteld. Dit rapport vermeldt elk gebrek of
onvolkomenheid en de termijn waarop een en ander zal
worden hersteld. Het is gebruikelijk dat een redelijk
deel van de betaling wordt aangehouden totdat het werk
voor het betreffende onderdeel gereed is. Ook wanneer de
opleverpunten worden afgewerkt is het van belang om
regelmatig de voortgang te controleren.
Als
alle opleverpunten naar uw tevredenheid zijn afgewerkt
kunnen ingehouden betalingen worden voldaan. Het kantoor
kan door uw bedrijf worden geaccepteerd wanneer alle
inbouwzaken naar tevredenheid zijn uitgevoerd en de
installaties naar behoren functioneren.
Vanaf het moment dat de ruimte is geaccepteerd kan uw
bedrijf het pand gaan betrekken en het verhuisproces in
werking stellen.
12. De verhuiscoördinatie
Tijdens de laatste fase van de inbouwwerkzaamheden kan
er door uw projectmanagement team worden gestart met de
coördinatie van het verhuisproces. De twee belangrijkste
actiepunten zijn het inhuren van een verhuisbedrijf en
het voorbereiden van uw bedrijf op de verhuizing.
Het inschakelen van een verhuisbedrijf
Bij de verhuizing van één vestiging naar de nieuwe
locatie is het inhuren van één verhuisbedrijf veelal
voldoende. Het inschakelen van meerdere verhuisbedrijven
is zinvol wanneer het een verhuizing betreft vanuit
verschillende locaties naar het nieuwe kantoor.
Bij de selectie van een verhuisbedrijf is het zinvol om
verschillende offertes aan te vragen en te informeren
bij de opgegeven referenties. Selecteer een
verhuisbedrijf nooit alleen op basis van de kostprijs.
Wanneer u een verhuisbedrijf hebt gekozen kan een
voorlopige planning worden opgezet. Zorg ervoor dat de
inbouwactiviteiten en leveringen op schema zijn en dat
de planning geen conflicten oplevert met kritieke
bedrijfswerkzaamheden (zoals jaarafsluitingen).
De organisatie van de feitelijke verhuizing
Om een effectieve inhuizing te kunnen realiseren moet er
per afdeling een verhuiscoördinator worden aangewezen.
Aandachtspunten zijn:
Het informeren van de werknemers:
Elke werknemer dient geïnformeerd te worden over de
verhuizing, verhuisdatum, de nieuwe werkplek en de
afdelingscoördinator.
Het informeren van overige partijen:
Informeer ook niet-werknemers over de datum en tijdstip
van uw voorgenomen verhuizing, zoals bijvoorbeeld de
verhuurder/eigenaar, leveranciers.
Zorg ervoor dat er liften beschikbaar zijn en laad- en
losplaatsen toegankelijk zijn.
Het opslaan of weggooien van materiaal:
Afdelingshoofden dienen aan te geven wat kan worden
weggegooid en wat kan worden opgeslagen.
Het inpakken en het stickeren:
In samenwerking met uw verhuizer worden instructies
opgesteld voor het personeel over de inpakwijze en het
stikkeren van meubilair en dozen.
Opstellingstekeningen voor de plaatsing van het
meubilair:
Uw interieurontwerper of architect moet een speciale set
inhuistekeningen produceren waarop plaatsing- en
ruimtenummers zijn aangegeven ten behoeve van het
inhuizen.
Speciale hulp:
Het kan voorkomen dat u extra hulp nodig hebt om zaken
van wanden te verwijderen, meubilair te demonteren en
apparatuur af te koppelen.
Beveiliging:
Tijdens de verhuizing loopt uw inventaris een verhoogd
risico op diefstal. Daarom is het verstandig om
beveiligingsbeambten in te huren.
13. De verhuizing
Als
de verhuisdatum nadert kan het personeel verder worden
geïnformeerd over het nieuwe kantoor, toegangsroutes,
openbaar vervoer, parkeergelegenheid, toegang tot het
gebouw, de locatie van tankstations, winkels en overige
voorzieningen, en waar en wanneer iedereen op de nieuw
locatie wordt verwacht.
Na de verhuizing kunt u denken aan een verwelkoming van
uw personeel in het nieuwe kantoor. Voorzie hen van
materiaal zoals een simpele plattegrond waarop de
verschillende afdelingen zijn afgebeeld en een lijst met
contactpersonen in verband met ontbrekende spullen,
problemen met de telefoon of computers en vragen over de
afstelling van het kantoormeubilair.
Na de verhuizing treedt er voor het personeel een
gewenningsperiode aan. Dit vereist van de projectgroep
en de coördinatoren de nodige aandacht. Ook dan is het
van belang dat goed wordt geluisterd naar eventuele
suggesties, klachten en vragen.
14. Het nieuwe kantoor
Na
ongeveer 30 tot 60 dagen kunt u overwegen om een
vragenlijst te laten circuleren onder het personeel.
Vraag hierin hun mening over het nieuwe kantoor ten
aanzien van onder andere de locatie, de functionaliteit
van het gebouw, de mechanische en elektrische
installaties. Biedt ook de mogelijkheid om een mening te
geven over de eigen werkplek betreffende de beschikbare
ruimte, comfort, werkgebied, opslagmogelijkheden,
werkplekverlichting, akoestiek en afstelmogelijkheden
van het meubilair. Observeer hoe het personeel gebruik
maakt van het kantoor, meubilair en apparatuur.
Wees voorbereid op alle mogelijke vragen en probeer
constructieve oplossingen aan te dragen. |
